Mektup Türleri
Mektuplar, konularına ve yazanla yazılan arasındaki ilgiye göre üçe ayrılır :
1. Özel mektuplar
2. Resmi mektuplar
3. İş mektupları
Özel Mektuplar
Birbirine yakın, tanışık insanlar ve eş dost arasında yazılan mektuplardır.
Tebrikler
Bayramlarda, yılbaşlarında veya mutlu bir olay dolayısıyla karşı tarafa iyilik ve mutluluk dileklerinde bulunmak amacıyla yazılan kısa,öz ve içten mektuplardır. Bunlarda kağıt yerine daha çok basılı kartlar kullanılmaktadır.
Telgraf
Mektubun gecikebileceği ivedi durumlarda bildirilmesi gereken istek, olay ve haberleri, kısa ve öz olarak anlatan bir mektup türüdür. Telgrafta az ve öz ifade önemlidir.
§ Alacak olanın adı,soyadı ve açık adresi yazılır.
§ Telgraf çekmemize sebep olan konu,kısa ve öz olarak ifade belirtilir.
§ Sağ alt köşeye gönderenin adı ve soyadı yazılır.
§ Telgraf metninin altına bir çizgi çekilir. Bu çizginin altına gönderenin adresi yazılır. Bu bilgi,alıcının bulunmaması durumunda telgrafın iadesi için gereklidir. Ücrete tabi değildir.
Telgraf,bugün kullanım alanı yok denecek kadar az kalmış bir yazışma türüdür.
Resmi Mektuplar
Devlet dairelerinin kendi aralarında veya kişilerle devler daireleri arasında yazılan mektuplardır. Bu tür mektuplarda, konunun uzunluğuna göre tam veya yarım sayfa boyutunda çizgisiz,beyaz kağıtlar kullanılır. Anlatım ciddi ve ağırbaşlı olmalıdır. Konu dışında ayrıntılara ve özel isteklere yer verilmez. Konu en açık ve yalın biçimde ele alınır. Üst makam yetkilisi alt makamdakine yazdığı yazıyı “rica ederim”, alt makamdaki üst makamdakine “bilgilerinize saygıyla sunarım” veya “arz ederim” şeklinde bitirmelidir.
Resmi Yazışmalarda Dikkat Edilecek Noktalar :
· Kağıdın üst yanından iki santim aşağıda ve ortada olmak üzere yazının çıktığı dairenin adresi bulunur.
· Sağ üst köşeye tarih konur.
· Yazıya başlamadan,hangi tarih ve sayılı yazıya cevap olarak yazıldığı belirtilir.
· Yazının ilk paragrafında sorun veya konu ortaya konur.
· Gelişme paragraflarında,bizim konu hakkındaki görüşümüz belirtilir,bizden istenilen bilgiler verilir.
· Sonuç bölümünde,yazının gönderildiği makamın durumuna göre ( alt makam,üst makam ) yazı,rica yada sunu biçimlerinden biriyle bitirilir.
· Resmi yazıyı tamamlayan evraklar,metnin sol alt kısmına,sıra numarası verilerek belirtilir.
· Kağıdın sol en alt köşesine yazıyı daktilo edenle,konuyla ilgili bölüm şefinin ad ve soyadlarının ilk harfleri yazılır.
İş Mektupları
Ticaret ve endüstri kurumlarının birbirlerine ve kişilere, kişilerin bu kurumlara gönderdikleri mektuplara iş mektubu denir. İşyerleri bu mektuplarda, firma ismini taşıyan başlıklı ( antetli ) beyaz kağıtlar kullanırlar. Yazıda daktilo ( veya bilgisayar ) kullanmak yerleşmiş bir kuraldır. İş mektuplarında da konu kısa,öz olarak açık ve yalın bir anlatımla ele alınmalıdır. Resmi mektupların özellik ve yazılışlarını kavramış olmak bu tür mektup yazmada da büyük kolaylık sağlar.
İş Mektuplarının Yazılışında Uyulacak Kurallar :
· Ciddi bir anlatım kullanılmalı, kısa ve özlü bir anlatım yolu seçilmelidir.
· Her iş için ayrı bir mektup yazılmalıdır.
· Daktilo veya mavi mürekkepli dolma kalem kullanılmalıdır.
· Ele alınan konu hakkında amaca uygun açıklamalar yapılmalı, gerekli yerlerde teknik terimler kullanılmalıdır.
· İstekler yapmacıklığa kaçmadan ciddi bir hava içinde belirtilmeli, saygı bildiren kelimeler ölçülü şekilde kullanılmalıdır.
· Eğer yazılan iş mektubu, bir başka mektuba cevap niteliği taşıyorsa,bu, metnin başında “ilgi” bölümünde belirtilmelidir. Bunun için o mektubun tarihi ve numarasının yazılması yeterlidir.
